Quando un’azienda ha qualche difficoltà, i dipendenti spesso sentono l’ansia e la preoccupazione per il futuro dell’organizzazione e del loro lavoro.
Questo genera un clima di tensione che può portare a un calo della motivazione, della produttività e della soddisfazione lavorativa.
Inoltre, quando un’azienda è in difficoltà, è probabile che i dipendenti siano chiamati a fare di più con meno risorse causando un aumento dello stress e del carico di lavoro che, a sua volta, può portare a una riduzione della qualità del lavoro e della soddisfazione dei dipendenti.
Cosa fare quindi quando ci si trova in questa situazione?
Uno strumento pratico (tra i tanti che abbiamo a disposizione a seconda dell’effettiva esigenza rilevata), per aiutare i dipendenti ad affrontare il clima di tensione è il Time Management.
Il Time Management si riferisce alla capacità di gestire il proprio tempo in modo efficace ed efficiente.
Un team di Formatori può aiutare i dipendenti a sviluppare una giusta strategia di Time Management efficace, che permetta loro di organizzare il loro tempo in modo da soddisfare le scadenze, senza compromettere la qualità del lavoro o la loro salute mentale attraverso, ad esempio, il seguente processo:
- Analisi del carico di lavoro: per valutare la quantità di lavoro che deve essere completata, le scadenze e la complessità di ciascuna attività. In questo modo, il coach può aiutare il dipendente a identificare le attività che richiedono più tempo e quelle che possono essere completate più rapidamente.
- Gestione delle priorità: per identificare le attività che sono urgenti e importanti e quelle che sono importanti ma meno urgenti. In questo modo, il dipendente può concentrarsi sulle attività più importanti per prima e poi passare a quelle meno importanti.
- Pianificazione giornaliera: per aiutare il dipendente a pianificare la propria giornata. Il dipendente dovrebbe avere un piano giornaliero che elenchi tutte le attività da svolgere, con le relative scadenze. In questo modo, il dipendente può organizzare il proprio tempo in modo efficiente, sapendo sempre quale attività svolgere successivamente.
- Gestione dei tempi morti: ad esempio identificare i momenti della giornata come ad esempio l’attesa di una risposta a procedere o il feedback di un superiore per poter andare avanti con il lavoro. Il coach può aiutare il dipendente a utilizzare questi momenti in modo produttivo, ad esempio leggendo documenti importanti o facendo attività di organizzazione.
- Riduzione delle distrazioni: identificare cioè le distrazioni che possono interferire con la produttività, come ad esempio le email o le telefonate. E’ possibile aiutare il dipendente a sviluppare strategie per ridurre le distrazioni e concentrarsi sul lavoro da svolgere, optando per pause predefinite e strategiche alternate a momenti di massima concentrazione con una durata che dipende dal compito e dalla capacità di concentrazione del dipendente.
- Monitoraggio dei progressi: per valutare l’efficacia della strategia di Time Management. Si può aiutare il dipendente a identificare eventuali problemi e a modificare la propria strategia di conseguenza.
La vera differenza nell’uso di questi strumenti di Time Management non è tanto legata all’apprendimento delle tecniche in sé, ma piuttosto alla capacità dei dipendenti di farle proprie in modo personalizzato, in base alle proprie preferenze e caratteristiche personali.
Ad esempio, un dipendente potrebbe avere difficoltà a concentrarsi sul lavoro se c’è troppo rumore intorno, mentre un altro potrebbe preferire un ambiente di lavoro più vivace. Già solo questa differenza ci dice, ad esempio, quanto possa essere depotenziante per i primi e potenziante per i secondi un ambiente di lavoro open space così tanto apprezzati negli ultimi anni.
Siamo proprio così sicuri che sia una soluzione che offre spazio di crescita e migliori performance?
Portata a termine la formazione, (in questo articolo abbiamo preso ad esempio il Time Management) spesso accade che le aziende concludano il percorso affidando ai dipendenti la messa a terra delle competenze acquisite. Ed è a questo punto che si perdono i vantaggi acquisiti dalla formazione perché i dipendenti non sanno come adattare le strategie apprese al loro ritmo di lavoro e alle loro caratteristiche personali.
Come aiutare quindi i dipendenti a utilizzare al meglio le strategie per ottenere il massimo beneficio possibile?
Un modo che noi in Starta spesso utilizziamo e che porta sempre grandi risultati alla committenza è l’integrazione tra percorso formativo e Coaching; si tratta di un vero e proprio tratto distintivo dei nostri team.
La scelta strategica e il supporto di un Coach permette a ciascun dipendente di fare il vero passo evolutivo avanti necessario ad agire con efficacia i nuovi comportamenti acquisiti.
Vediamo come:
- Il Coach lavora con il dipendente per identificare le sue preferenze e trovare modi per integrarle nella sua strategia di Time Management, in modo che l’approccio adottato sia più efficace e confortevole possibile per lui;
- Inoltre, il Coach può aiutare il dipendente a superare eventuali ostacoli personali, che potrebbero impedire il corretto utilizzo degli strumenti di Time Management.
Ad esempio, un dipendente potrebbe avere difficoltà a gestire lo stress associato alle scadenze, o potrebbe avere difficoltà a delegare il lavoro ad altri membri del team.
Il coach può aiutare il dipendente a sviluppare le competenze personali e le abilità necessarie per superare questi ostacoli, in modo che la strategia di Time Management diventi più efficace e sostenibile nel tempo.
Tutto questo ci aiuta a comprendere come la vera differenza nell’uso di strumenti di Time Management non sia tanto legata all’apprendimento delle tecniche in sé, ma alla capacità dei dipendenti di comprenderle e farle proprie in modo personalizzato, in base alle proprie preferenze e caratteristiche individuali.
Un team di Trainer e Coach può quindi:
- Aiutare i dipendenti ad apprendere tecniche e strumenti efficaci per superare questi ostacoli.
- Adattare gli strumenti di Time Management alle loro esigenze personali, migliorando così la loro produttività e benessere sul lavoro.
Ci avevi mai pensato?