Con un po’ di ritardo e con la necessità dettata dall’emergenza Coronavirus, l’Italia ha scoperto un nuovo modo di approcciarsi al mondo del lavoro. I numeri dello smart working, o lavoro agile, hanno subito un’impennata dovuta alle norme anti contagio, ma molte aziende si sono fatte trovare impreparate alla prova della transizione digitale. Come destreggiarsi nell’universo digitale popolato di software gestionali e cloud che caratterizzano il mondo del lavoro da remoto? Che tu voglia migliorare la produttività dei tuoi lavoratori da casa, implementare per la prima volta lo smart working o approfittare di questo momento per creare un nuovo standard per la tua impresa, questa guida riassume i tool indispensabili e le loro funzioni principali.
I migliori strumenti per organizzare lo smart working
- La condivisione dei documenti: Google Drive
Il primo passo per rendere efficace lo smart working è condividere e rendere accessibili le informazioni ai collaboratori. Google Drive permette di archiviare su cloud ogni tipologia di file e di lavorare simultaneamente ai colleghi direttamente su file testo, fogli di calcolo e altri formati office. Ha il vantaggio di essere completamente integrato nella Suite Google. Dropbox ne rappresenta un’eccellente alternativa;
- L’agenda condivisa: Google Calendar
Restiamo in casa Google. Google Calendar è un planner online che consente di pianificare promemoria, scadenze, organizzare appuntamenti e meeting, all’interno di un calendario condiviso da tutti i membri dell’organizzazione. Si integra con Google Hangouts Meet;
- Le videoconferenze: Google Hangouts Meet
La videoconferenza tramite Google è uno dei metodi più rapidi per raggiungere clienti e membri del team. Il servizio permette di creare meeting virtuali tramite browser senza necessità di scaricare nessun software aggiuntivo. Google Calendar tiene automaticamente traccia degli appuntamenti virtuali. Skype è un’alternativa gratuita;
- La gestione dei progetti: Trello
Trello è un software per il task-management: consente di organizzare e tenere sott’occhio le proprie mansioni e quelle dei collaboratori. Si possono creare bacheche suddivise per progetto e organizzare le attività in base alla scadenza e allo stato operativo. È integrabile con Slack;
- La comunicazione del Team: Slack
Slack è un software di messaggistica istantanea – come Whatsapp, per intenderci – ottimizzato per i gruppi di lavoro. Permette di creare delle chat di gruppo suddivisibili per progetto o cliente, utilissimo per tenere tutta la squadra sul pezzo. Trello può inviare le proprie notifiche attraverso Slack, ottimizzando i tempi di comunicazione.